Деловая поездка

Командировка – это довольно хлопотное дело. В течение поездки могут возникнуть разнообразные проблемы: потеря багажа, отсутствие гостиничных номеров, поломка оборудования, задержка в пути и т.д. Избежать многих неприятных ситуаций позволяет правильная подготовка и пошаговое планирование путешествия.

Как организовать деловую поездку?

Все, кто много бывают в командировках, говорят, что успешность поездки зависит от самообеспеченности, умения соблюдать планы и ежедневный режим. Планирование рекомендуется начинать, как только становятся известны даты поездки. Необходимо приступить заранее к оформлению визы, заказать билеты и гостиничное место, не дожидаясь более выгодных условий.

Получение визы

Для одной поездки достаточно получить туристическую визу при поддержке отеля, в котором планируется проживание. Поддержка доступна на период действия брони.

Деловая виза дается по приглашению партнеров по бизнесу. Они должны самостоятельно подготовить приглашение, согласованное с органами власти. Деловая виза действительна как минимум 3 месяца, но чаще всего ее ограничивают до половины установленного периода. По окончании половины срока визу придется продлевать.

Процесс подготовки визы включает в себя следующие этапы:

• изучение условий оформления на сайте посольства;
• сбор пакета документов;
• звонок в посольство для уточнения требований, как подать документы, оплатить сбор, на какую дату ведется запись (необходимо вовремя оплатить счет за звонки, чтобы не получить отказ в выдаче информации);
• ответ на запросы посольства о контактах для коммерческой визы;
• предоставление пакета бумаг в посольство к назначенному часу. Рекомендуется подъехать за 40 минут.

Специалист, предоставляющий пакет бумаг, должен владеть всей информацией о поездке и командированном сотруднике, так как в посольстве запрещены звонки.

Бронирование гостиницы

Забронировать гостиничный номер можно по телефону, на официальном сайте или через специальные ресурсы с картами городов. В российских отелях доступны номера без финансового подтверждения, но иногда требуется предоплата.

Для оформления брони в заграничном отеле напрямую или через посреднический сайт необходима кредитная, дебетовая карта. На счете за 1–3 дня до заезда блокируют залог или штраф на случай несвоевременного отказа от гостиничного номера. При недостатке средств на карте бронь не будет подтверждена. Не стоит ждать звонка представителей гостиницы, желательно самостоятельно обратиться к ним, чтобы выяснить причину неудачного бронирования.

Гостиницу лучше выбирать по карте с учетом месторасположения компании и особенностей встречи:

• рекомендуется останавливаться в отеле недалеко от офиса партнеров по переговорам, но не в районе аэропорта;
• при подтверждении заказа узнать об услуге резервирования мест в гостиничном ресторане для проведения делового обеда;
• если номер в отеле будет использоваться в качестве офиса, лучше заказать двухкомнатные апартаменты с отдельным помещением для деловых встреч;
• если в гостинице нет подходящих для переговоров номеров, деловую беседу можно провести в кафе или холле, но лучшим вариантом является специальный зал для переговоров.

О визовой поддержке можно попросить сразу при заказе апартаментов. Ресурсы для бронирования автоматически отправляют подтверждения на указанную электронную почту. Письмо о поддержке могут затребовать при пересечении границы.

Приобретение билетов и организация трансфера

Заказ билетов производится напрямую через перевозчика. Для выбора удобных рейсов можно использовать специальные сайты для полетов по России и за границу. Билеты бронируются на официальном сайте перевозчика. Бронь без финансового подтверждения дается на 1-2 суток, в течение которых надо выкупить билет в представительстве. По банковской карте можно приобрести электронный билет, который достаточно распечатать.

Рекомендуется учитывать возможные задержки: опоздание самолета, поезда, заказанного такси. Такие ситуации необходимо просчитать заранее и продумать свои действия.

Ответственная сторона не всегда организует встречу, в таком случае стоит позвонить в отель и попросить сопроводить гостя. Если планируется заграничная поездка, необходимо узнать имя представителя партнера, надпись на табличке, номер и марку автомобиля, имя водителя.

Сбор багажа

В процессе сборов стоит сделать упор на необходимые вещи: документы, смартфон, ноутбук, одежда и вещи для ухода. Чтобы не прихватить с собой лишних вещей, рекомендуется учесть следующие моменты:

• погода в пункте назначения, в местах остановок, пересадок;
• мероприятия, в которых предстоит принять участие (например, обед, экскурсия, спортивные игры, торжественный прием);
• дресс-код компании-партнера;
• сроки командировки;
• случаи, когда потребуется универсальный гардероб.

Бизнесмены, которые часто путешествуют, постоянно держат ряд  вещей в багаже. Они имеют списки необходимых предметов,  упаковывают и складывают в отработанном порядке. Например, документы помещают в ручной багаж, сменный комплект одежды – в чемодан.

В ручном чемоданчике рекомендуют держать важные бумаги, контактные номера, чеки и платежные карты, рабочие материалы, лекарственные средства, ценности, косметику. Кроме того, полезной окажется сменная одежда. Обязательно надо положить запасную пару носок и белья.

Рекомендации по выбору одежды

Каждую минуту командированный человек представляет свою организацию. Одежда должна быть комфортной, статусной, соответствующей корпоративной политике родной компании и принимающей стороны. При подборе гардероба стоит придерживаться следующих правил.

• Одежда должна отлично выдерживать поездки, то есть быть не мнущейся. Предпочтительны простые ткани, практичные элементы гардероба, которые удачно комплектуются.
• Планируются ли особые мероприятия? Надо ли брать вечерний наряд, спортивный костюм, платье для клуба, ресторана?
• Обязательно стоит взять один дополнительный костюм с аксессуарами. К каждому наряду надо подобрать ремень, галстук, украшения, обувь, чулки, носки и т.д. Желательно ограничиться основным набором аксессуаров и базовых предметов.
• Если предстоит посещение нескольких городов, то в гардеробе можно максимально ограничить количество предметов. Важно иметь запасной набор вещей, чтобы спокойно сдавать в чистку потерявшие вид брюки или рубашки.

Не стоит одеваться в дорогу слишком строго, но и по-домашнему нежелательно, так как может состояться неожиданная встреча с клиентами, руководством фирмы-партнера, возможно представители компании будут встречать в аэропорту.

Документы и технические средства

В первую необходимо собрать документы, упаковать ноутбук и зарядное устройство. Готовые документы пригодятся, так как не всегда есть возможность распечатать бумаги с флешки перед презентацией. В последний день перед поездкой необходимо снять копии всех нужных документов.

Для проведения презентации и работы с клиентами потребуются визитки, каталоги, рекламные проспекты. Не обойтись без ручки и ежедневника.

Перед поездкой стоит выяснить следующие вопросы:

• наличие мобильного интернета на месте назначения;
• напряжение и тип розетки в гостинице, офисе (придется ли обзавестись адаптером).

Когда все документы и технические устройства собраны, надо еще раз перепроверить наличие зарядных устройств и накопителя для подзарядки.

Сколько раз проверять багаж перед поездкой?

В деловых поездках действует стандартное правило: «семь раз отмерь - один раз отрежь». Поэтому перед отправлением в дорогу важно учесть все мелочи и изучить багаж, возможно в процессе осмотра выяснится отсутствие необходимых вещей.

1. Проверка багажа вечером накануне поездки, осмотр дома – вдруг забыли зубную щетку или носовые платки.
2. Второй осмотр проводится за 2 часа до выезда из квартиры.
3. Последняя проверка осуществляется перед выходом из дома. Важно перепроверить наличие в ручном багаже документов, билетов и важных бумаг.

Организация корпоративных поездок должна быть детально продумана шаг за шагом. Грамотное планирование позволит избежать большинства неприятных ситуаций и подводных камней командировок. Коллегам, секретарю и близким желательно оставить список контактов: номер гостиницы, принимающей стороны, информацию о транспорте.